Avez-vous tout prévu pour réussir votre kermesse ?

1. Pilotage & organisation : votre équipe est-elle prête ?

▢ Une équipe d’organisation est constituée 

▢ Chaque mission a un responsable identifié

▢ Les bénévoles sont suffisamment nombreux

▢ Un planning d’installation et de rangement est prévu

▢ Les coordonnées des bénévoles sont centralisées

▢ Une réunion de préparation a été organisée

▢ Un référent “urgences/imprévus” est identifié

2. Autorisations & obligations

Avez-vous vérifié les démarches indispensables ?

▢  La direction de l’établissement est informée et associée

▢ La mairie a été contactée si nécessaire

▢ La buvette temporaire a été déclarée

▢ L’assurance couvre bien l’événement

▢ Les règles de sécurité sont connues des organisateurs

▢ Les besoins SACEM ont été vérifiés

▢ Les éventuelles tombolas respectent la réglementation

3. Restauration & sécurité alimentaire : tout est-il prêt pour accueillir les familles en toute sécurité ?

▢  Les aliments sensibles sont conservés au frais

▢ La chaîne du froid peut être respectée

▢ Les règles d’hygiène sont connues des bénévoles

▢ Un point d’eau ou du gel hydroalcoolique est prévu

▢ Les allergènes peuvent être signalés

▢ Les quantités nourriture/boissons ont été estimées

▢ Les équipements électriques sont sécurisés

▢ Un extincteur est accessible près des zones de cuisson

4. Jeux, stands & animations : votre kermesse sera-t-elle fluide et conviviale ?

▢  Les jeux sont adaptés à différents âges

▢ Les stands sont répartis de manière équilibrée

▢ Les règles des jeux sont clairement expliquées

▢ Les lots sont prêts et organisés

▢ Une solution est prévue en cas de pluie

▢ Les flux de circulation ont été anticipés

▢ Un espace calme ou repos est prévu

▢ Une animation centrale est programmée

5. Une kermesse plus responsable : avez-vous pensé à limiter le gaspillage ?

▢ Le tri des déchets est organisé

▢ Les objets jetables sont limités

▢ Les lots gadgets plastique sont évités

▢ Des alternatives réutilisables sont prévues

▢ Les invendus alimentaires pourront être redistribués

▢ Toutes les familles peuvent participer facilement

6. Communication & informations pratiques : Les familles disposent-elles de toutes les informations utiles ?

▢  La date et les horaires ont été diffusés

▢ Les informations pratiques sont claires

▢ Les affiches et supports sont prêts

▢ Les réseaux sociaux/newsletters sont programmés

▢ La signalétique du jour J est prévue

▢ Les bénévoles connaissent leur mission

7. Sécurité & imprévus : Êtes-vous prêts à gérer les petits incidents ?

▢  Une trousse de secours est disponible

▢ Les accès de secours restent dégagés

▢ Les numéros d’urgence sont accessibles

▢ Les installations ont été vérifiées

▢ Un protocole météo/impréu existe

▢ Les responsables savent qui contacter en cas de problème

Les oublis les plus fréquents

• Le démontage et le rangement après l’événement
• Les bénévoles sur le créneau du midi
• Une solution en cas de pluie
• Les rallonges et multiprises
• La monnaie et les moyens de paiement